Meldingsrichtlijnen Bureau Financieel Toezicht

Meldingsrichtlijnen Bureau Financieel Toezicht (BFT) betreft de richtlijnen en procedures die het BFT heeft opgesteld voor instellingen die onder toezicht staan voor de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en specifieke financieel-juridische verplichtingen. Het BFT houdt toezicht op notarissen, gerechtsdeurwaarders, belastingadviseurs, accountants, administratiekantoren en juridische advieskantoren. De meldingsrichtlijnen omvatten zowel verplichte meldingen van ongebruikelijke transacties aan FIU-Nederland als meldingen van specifieke incidenten aan het BFT zelf, zoals negatieve bewaringspositie bij notarissen of financiële problemen bij gerechtsdeurwaarders. Daarnaast zijn instellingen sinds artikel 20a Wwft verplicht om anonieme meldingskanalen in te richten waarbij werknemers overtredingen van de Wwft intern kunnen melden. Het BFT heeft recent verduidelijkt dat deze verplichting geldt voor alle Wwft-instellingen met ten minste tien werknemers, ongeacht de algemene drempel van vijftig werknemers uit de Wet bescherming klokkenluiders.

Onderwerpen die Hieronder Vallen

• Meldingsplicht ongebruikelijke transacties aan FIU-Nederland op basis van objectieve en subjectieve indicatoren Wwft

• Anonieme meldingskanalen voor werknemers om Wwft-overtredingen intern te melden bij instellingen met minimaal tien werknemers

• Meldplicht negatieve bewaringspositie door notarissen aan BFT via melding25a@bureauft.nl binnen artikel 25 Wet op het notarisambt

• Meldplicht financiële problemen door gerechtsdeurwaarders aan BFT via melding19a@bureauft.nl onder artikel 19a Gerechtsdeurwaarderswet

• Cliëntenonderzoek-verplichtingen inclusief identificatie en verificatie van uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s)

• Terugmeldplicht discrepanties UBO-register aan Kamer van Koophandel conform artikel 10c Wwft

• Opleidingsverplichtingen voor medewerkers over Wwft-compliance en herkenning ongebruikelijke transacties

• Risicobenadering en opstellen risicobeleid aangepast aan de aard en omvang van de instelling

• Geheimhoudingsplicht meldingen en bescherming melders tegen benadeling conform artikel 23 Wwft

• Bewaar- en registratieverplichtingen van cliëntgegevens en transactiegegevens gedurende vijf jaar

• Monitoring van transacties en klantenrelaties op basis van risicoprofiel en signalen

• Samenwerking met BFT bij toezichtsonderzoeken en verstrekking van gevraagde informatie en documenten

Belangrijkste Wet bij het Onderwerp

• Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft): Artikel 20a regelt anonieme meldingskanalen; artikel 16 regelt meldplicht ongebruikelijke transacties.

• Wet op het notarisambt (Wna): Artikel 25 regelt meldplicht negatieve bewaringspositie en andere financiële incidenten aan BFT.

• Gerechtsdeurwaarderswet: Artikel 19a regelt meldplicht gebeurtenissen met nadelige gevolgen voor financiële positie aan BFT.

• Wet bescherming klokkenluiders: Beschermt werknemers die Wwft-overtredingen melden via interne kanalen tegen benadeling.

• Algemene wet bestuursrecht (Awb): Hoofdstuk 5.2 regelt toezichtsbevoegdheden BFT inclusief informatievorderingen en betreding kantoren.

• Burgerlijk Wetboek (BW): Artikel 6:162 regelt aansprakelijkheid bij schending van meldingsverplichtingen jegens derden.

Bescherming melder

• Anoniem melden via Meld.nl: Mogelijkheid voor melders om financiële misstanden en misstanden rondom transacties te rapporteren met volledige privacybescherming.

Inschakeling van de Vermogensrecht – Financieel Recht Advocaat

Wanneer inschakelen?

Klager (melder, werknemer, concurrent, benadeelde partij):

• Bij benadeling na het melden van Wwft-overtredingen zoals ontslag, overplaatsing of intimidatie door werkgever.

• Voor juridische bescherming onder de Wet bescherming klokkenluiders en procedures tegen vergeldingsmaatregelen.

• Bij schade door inadequate naleving van meldingsverplichtingen door Wwft-instellingen die tot witwassen of fraude hebben geleid.

• Begeleiding bij meldingen aan BFT, FIU-Nederland of Huis voor Klokkenluiders over Wwft-schendingen.

Beklaagde (Wwft-instelling, notaris, accountant, adviseur):

• Bij BFT-onderzoek naar geschonden meldingsverplichtingen, dreigende bestuurlijke boetes of tuchtrechtelijke procedures.

• Voor verdediging tegen beschuldigingen van onvoldoende Wwft-compliance, gebrekkige cliëntenonderzoek of niet-tijdige meldingen.

• Bij procedures over interpretatie van meldingsverplichtingen, anonieme meldingskanalen of compliance-organisatie.

Belangrijkste ondersteuning advocaat

• Strafrechtelijk: Verdediging bij strafrechtelijk onderzoek naar witwassen, facilteren van witwassen of opzettelijke schending van Wwft-verplichtingen.

• Civielrechtelijk: Schadeclaims bij gebrekkige Wwft-naleving, procedures tegen benadeling van melders en aansprakelijkheid bij compliance-tekortkomingen.

• Bestuursrechtelijk: Bezwaar/beroep tegen BFT-boetes tot €4 miljoen, procedures tegen waarschuwingen, aanwijzingen of andere handhavingsmaatregelen.

• Tuchtrechtelijk: Vertegenwoordiging bij tuchtrechtelijke procedures tegen notarissen, accountants of adviseurs wegens Wwft-schendingen.

(Contra) (Forensisch) Onderzoek

Alle betrokken Wwft-instellingen en het BFT dienen meldingen en signalen van Wwft-schendingen conform waarheidsvinding, hoor en wederhoor zorgvuldig te onderzoeken. Bij omvangrijke, systematische of complexe Wwft-schendingen (bijvoorbeeld georganiseerde witwaspraktijken, grootschalige compliance-tekortkomingen, internationale witwasnetwerken) kan een onafhankelijk advocaat-onderzoeker of forensisch specialist worden ingeschakeld. Contra-onderzoek is wenselijk bij twijfel aan resultaten van intern onderzoek, belangenconflicten of bij grote media-aandacht rond Wwft-schendingen.