De voorwaarden voor het verlenen van subsidie zijn doorgaans in een subsidieregeling neergelegd. Deze regeling behelst de procedure van de subsidieverlening. Verder worden erin geregeld de wijze waarop de benodigde gegevens moeten worden verstrekt, of er een voorschot wordt gegeven en de wijze waarop de subsidie wordt vastgesteld en uitgekeerd.
In de subsidieregeling kunnen ook voorwaarden worden opgenomen waaraan de gesubsidieerde instelling moet voldoen en voorwaarden die aan de subsidie gekoppeld kunnen worden. Deze voorwaarden kunnen betrekking hebben op de rechtsvorm en controle. De beschikking waarmee de subsidie wordt verstrekt, bevat de subsidiegrondslag. Deze grondslag kan zijn het exploitatietekort, een normbedrag per prestatie of een andere kwantitatieve maatstaf. Teneinde de gesubsidieerde instelling rechtszekerheid te verschaffen over de continuïteit van de financieringsbron, kan een opzegtermijn worden opgenomen. Als tevoren duidelijk is dat de subsidie na een bepaalde periode of om een andere reden wordt beëindigd, wordt een horizonbepaling in de beschikking opgenomen.